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档案管理基础知识

时间:2017-10-27 [ ]

 

 一、档案

(一)涵义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案的来源:过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动

2、档案的形成条件:是由文件材料有条件转化来的

3、档案的形式是多样的

4、档案是原始的历史记录

(二)、档案的种类

1、按历史时期分:中华人民共和国成立前 、 中华人民共和国成立后

2、按档案的内容、性质分:

文书档案:反映党务、行政管理活动的纸质文件材料

科技档案:企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料

专门档案:指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料

3、按档案载体形式分:

甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案

4、按档案所用文字分:

汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案

二、档案工作

(一)内容

管理档案和档案事业的活动:

狭义:管理档案

档案的收集、整理、鉴定、保管、、检索、利用、编研

广义:管理档案事业

档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

三、机关档案工作

(一)涵义:机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。

(二)机构的设置和人员的配备

1、机关要设置综合档案室

机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构,即我们平常所讲的机关综合档案室。

2、档案人员的配备

(三)、机关档案工作各项规章制度的内容

1、归档制度:包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度:包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续

3、档案人员岗位责任制:包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人,即档案人员在这个岗位上做到什么,人员多少不同,职责分工不同。

4、档案保管制度:包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

5、档案保密制度:包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。

6、档案管理办法:包括档案工作的体制、机构、人员配置及档案收集、整理、保管、利用、、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法,也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

(四)、档案保管的基本物质条件

两个方面:

一是有适宜保存档案的库房;库房的选择:

1、承重负荷要符合要求,地面、墙壁要坚固、平整、光滑

2、库房的门窗要小、少,密封要好。

3、库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线,并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房。

4、不能选择在水房旁,也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层,更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加,有条件的机关档案室还应设立专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设置防磁柜,把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响。

5、库内照明使用白炽灯,不用日光灯。

6、要做好库房清洁卫生工作。

7、放置防虫、鼠药剂

8、要配备测量温湿度的仪表,自动记录更好,人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备:

档案装具(五节柜、密集架、卷皮、卷盒等)、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装置(含防火报警器和灭火装置)、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。

库房中的档案柜、架应排列一致,如有大小样式不一的柜架,应分开排列,尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放,既要充分利用空间,又不能太拥挤,主要通道宽度不应少于1米;装具与装具之间的间距为80厘米左右;有窗的库房,装具应与窗垂直排放,以便通风和防止阳光直射;柜架不应紧靠墙壁,柜架与墙之间的距离在10厘米以上,以防潮湿。

所有装具应统一编号。在一间库房内,档案装具的编号顺序是:自门口起,从左向右,回行时从右至左编顺序号,一套档案箱的上下也要编号,其方法是从上而下逐个编号。

四、文件材料的归档

(一)涵义

文件材料的归档,就是将具有保存价值的文件材料移交档案机构保存。

(二)文件材料的归档范围和档案保管期限表(见文件)

(三)归档的要求

1、归档份数

各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的可以适当增加归档份数,如基建档案,为满足日常需要,向有关单位、专业档案馆报送的需要,归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行,如磁性载体文件归档一式两份,电子文件归档一式三份。

2、归档的质量要求

(1)归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性,能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。

(2)归档文件材料要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的历史联系,区分不同价值,经过系统分类,整理编目,以件或立成案卷均可,质量要符合规范要求。

 (3)、归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求,以利长久保存。

A、公文格式必须符合规定格式

B、发文卡的格式要符合《发文稿纸格式》(GB80289)中的规定。

C、公文用纸主要技术指标

D、字迹材料要耐久

3、归档的时间

机关文书在形成的第二年六月底前归档,科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计年度终了后暂由会计部门保管一年,期满后归档,照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档,磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。

4、归档(接收)手续

归档手续包括:

第一,编制归档文件材料案卷目录或移交清单,一式两份,移交时按目录或移交清单点交清楚,交接双方签字后各留一份,以便查考。

第二,归档材料中若遇有关问题需要说明时,可附说明材料,以备日后查阅。

在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位,虽不存在办理归档手续的问题,但在档案工作人员调动工作时,需参照上述办法办理交接手续。

归档文件的整理

一、基本概念

(一)归档文件

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里的归档文件有特指,并不是所有的文件。首先是指办理完毕,即完成了其文书处理程序或是一组具有逻辑联系的文件完成了其逻辑关系之后。其次它是指纸质文书材料,暂不涉及科技档案、会计等专门档案及声像、电子等特殊体载体材料的整理。

(二)归档文件的整理

归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒,使之有序化的过程。

(三)件

 件是归档文件的整理单位。一般指一份文件,即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。

二、归档文件整理的质量要求

(一)归档文件的整理要符合其整理原则

归档文件的整理原则是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。这一原则与立卷的原则是一致的,操作时体现在分类时将同一年度、机构形成的文件保管期限相同的相对集中,不能取消分类,排列时按事由排列,保管期限长的还要重点整理。

(二)、归档文件应齐全完整

第一、按照《归档范围》应归档的文件全部归档,不能少一份一件一页。

第二、对破损的文件予以修整,字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久处理后与原件保存在一起。第三、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要求。

三、归档文件的整理方法

(一)装订

1、归档文件装订以件为单位,因此首先要按照前述中件的概念来确立整理单位——件。需要注意的是阅文卡要与正文作一件,复制件与原件作一件。

2、文件修整

(1)修裱。对破损的永久、长期保存的文件要使用粘合剂和特定的纸张(宣纸)进行修补、托裱。

(2)复制。对于字迹褪变、模糊不清的文件要采用复印或字迹固定液等方法进行加固。

(3)去除金属物。文件制作时普遍使用的装订用品,如订书钉、曲别针、大头针等,其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主,容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀,使文件纸张受到损害。因此,文件整理时需去除这些易锈蚀的金属物,已装订成册的刊物、书籍可保持原册封。

(4)超大纸张折叠。公文用纸幅面规格包括A4型和16开型两种。实际工作中,某些特殊形式的文件,如报表等纸张幅面大于上述两种规格,整理时可统一折成A4幅面大小,折叠时注意尽量减少折叠的次数,折痕处尽量位于文件、图表字迹之外。

3、件内排序

件内排序,即:正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;中文本在前,外文本在后;阅文卡在前,文件在后。

4、编制页号

归档文件按件逐页编制页号,以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角,背面的左下角标注;已有页码的报表、图册可不再重新编制页码。

5、装订

归档文件修整、排序、编制页号完毕后,要采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等符合档案保护要求的装订材料、方法在左侧重新加以装订,装订时可加封面。已经成册的报表、图册保持原册封。

(二)分类

归档文件数量较少的单位可按年度——保管期限进行分类。

1、按年度分类

按年度分类,就是将文件根据形成和处理的年度分类。正确地判定文件的日期并归入相应年度,是决定年度分类的关键。一般文件以签发日期(落款日期)为准,包括计划、规划、总结、预决算、报表、法规性文件等。跨年度形成的文件统一归入办结年度,如会议、案件,请示、批复。几份文件作一件时,以装订时排在前面的日期为准。

2、按保管期限分类

按保管期限分类就是将文件按其划定的不同保管期限进行分类。保管期限目前仍为永久、长期、短期三种,如果国家修订为永久、定期(可定30年、15年等)则分为永久、定期两类。

(三)排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间顺序排列。会议文件、报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。

事由可指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等。通过强调事由、界定事由,使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中,可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系,方便检索利用。

最低一级类目指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目,例如按照年度——保管期限分类,保管期限即为最低一级类目。

具体排列方法,在同一事由内的归档文件,按文件时间顺序排;不同事由的归档文件排列,即事由排列,也可按事由的时间顺序排列。会议文件、报表集中排列。如有机构分类,机构按习惯顺序排。保管期限按永久、长期、短期排。

(四)编制档号

归档文件编制档号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。

1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号

2、类目号:分类方案中类目的标识符号

3、件号:按年度——保管期限分类的,文件在同一年度同一期限内依事由结合时间顺序编号。整理归档文件只编室编件号。

4、页数:指每一件归档文件的页数。

5、保管期限:根据国家规定划定的文件的保管期限。

归档章可直接印制在封面上,没有封面的加盖在归档文件的首页上端。

(五)编制目录

1、归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目

件号:填写室编件号。

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

文号:文件的发文字号,要照实登录。

题名:文件标题,没有标题或者标题含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容,应根据文件内容重新拟写或补充标题,外加[  ]号。

日期:文件的形成日期(落款日期),以8位阿拉伯数字标注年月日,如2002年3月15日标注为20020315。

页数:每一件归档文件的页数。

备注:注释文件需说明的情况。

2、归档文件目录应装订成册(目录本)并编封面。归档文件目录与分类方案可以一致也可以不一致,可以按末级类目编制,也可按上一级类目编制。

如按照年度——保管期限分类的目录编制可以有两种方法:一是可以每个年度装订一本目录,二是每个年度按永久、长期、短期装订三本目录。

(六)将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒脊及备考表。

1、档案盒

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置20mm,30mm40 mm等几种规格。

档案盒脊设全宗号、类目号、室编件号、馆编件号等项目。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接,不按组织机构分类的单位,组织机构项空置不填。

2、装盒方法

注:以下所述方法不适用于事业单位登记管理机关业务档案,专指业务档案以外的其它文书档案的装盒方法;事业单位登记管理机关业务档案仍按一单位一盒的方法装盒。

(1)严格按件号顺序装盒。

(2)不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。

(3)不同保管期限的文件不应放入同一档案盒。

(4)分类中设置机构层次的,不同机构的不应放入同一档案盒。

(5)同一事由的文件不一定必须装入同一档案盒。

3、备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

(1)盒内情况说明:填写盒内文件的档案及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)整理人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

(3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

(4)日期:归档文件整理完毕的日期。

 

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